Cách viết thư formal bằng tiếng Anh trang trọng và lịch sự nhất

Được đăng vào 20/11/2020 bởi Nguyễn Thị Loan
cách viết thư formal bằng tiếng anh - The Edge Learning Center

Cách viết thư formal bằng tiếng Anh cần đảm bảo lá thư của bạn đủ 3 phần: beginning, body và ending. Trong phần beginning là lời chào hỏi đối tượng nhận thư. Phần body sẽ giới thiệu bản thân, nêu lý do viết thư cũng như giải thích, hỏi đáp, phàn nàn, xin lỗi,… một vấn đề nào đó. Cuối cùng phần ending là lời cảm ơn và chữ ký của bạn. Để đi vào chi tiết từng phần, mời các bạn theo dõi phần tiếp theo trong bài viết sau.

1. Cách viết phần beginning

Phần beginning là phần chào hỏi đầu thư dành cho người nhận, thường dùng những cụm từ sau:

  • Dear Mr/Ms + surname

Ví dụ: Dear Mr. Harvey, Dear Mrs. Smith,…

  • Dear Sir/Madam: khi không biết rõ người nhận là nam hay nữ.

2. Cách viết phần body

2.1 Lý do gửi thư/email

Nên dùng những mẫu câu sau để nêu lên lý do viết thư một cách lịch sự:

  • I am writing/write to … (tell about … / let you know about …)
  • I would like to … (tell/send/let …)
  • I enjoy/ really like …(+V_ing)
  • I am writing regarding/as regards/with regards to/in regards to…(+N)
  • I am writing on behalf of …(+N)

Ví dụ: I am writing to ask for further information about your produces.

Phần body của các dạng thư tiếng Anh:

2.2 Yêu cầu hay đề nghị

Khi muốn yêu cầu, đề nghị hay hỏi một vấn đề nào đó một cách trang trọng trong tiếng Anh IELTS, người ta thường dùng các mẫu câu:

  • I would be grateful if …
  • I wonder if you could …
  • Could you please …? Could you tell me something about …?
  • I would particularly like to know …
  • I would be interested in having more details about …
  • Could you please help me …(inform the student of final exam…), please?
  • I would like to ask your help …

Ví dụ: Could you please let me know if you can arrange time to attend our anniversary party 6th?

2.3 Thông báo tin xấu

Khi thông báo tin xấu, nhằm xoa dịu người đọc, bạn nên dùng những mẫu câu như:

  • I regret to … (tell/inform …)
  • I am (very) sorry about/for …
  • I would like to apologize for …

Ví dụ: We regret to inform you that the show has been cancelled due to the heavy rain.

Bạn có thể tham khảo bài viết về từ vựng cho IELTS writing task 1 để tăng kiến thức từ vựng nhé!

2.4 Trao đổi tiếp vấn đề trước đó

Những mẫu câu thường dùng như:

  • As you started in your letter, …
  • Regarding … Concerning … With regards to …
  • As you told me,…
  • As you mentioned in the previous one,…
  • As I know what you wrote me,…

Ví dụ: As you mentioned in the previous one, we will have a meeting on Monday.

2.5 Phàn nàn

Các mẫu câu phàn nàn như:

  • I am writing to complain about …
  • You said … but in fact what happened …

Ví dụ: I am writing to express my dissatisfaction with your staff.

3. Cách viết thư bằng tiếng Anh phần ending

3.1 Mẫu câu để người đọc liên hệ lại

  • If you require any further information, please do not hesitate/feel free to contact me.
  • I look forward to hearing from you.
  • Please contact me if you have any further questions.
  • I am very happy to get your feedback.
  • It is very kind of you if you drop me a line back.

Ví dụ: If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know and we will give you the answer as soon as possible

3.2 Kết thư

  • (If Dear surname): Yours sincerely,
  • (If Dear Sir/Madam): Yours faithfully,
  • Best Regards,
  • Best Wishes,
  • Regards,
  • All the best!
  • Continues success,
  • Sincerely yours,
  • Sincerely,
  • Bye for now,
  • Talk to you later,
  • Talk to you soon,
  • Take care,
  • Have a nice/good/great/wonderful day!
  • Have a nice/good/great/wonderful weekend!
  • Have a good one!

Các bài viết liên quan giúp bạn tăng kiến thức luyện thi IELTS:

4. Tiêu chuẩn của thư formal

Cách viết thư formal bằng tiếng Anh tuân theo những tiêu chuẩn sau:

  • Không viết tắt bất kỳ từ nào như I’ll, I’ve seen, I don’t,…, mà phải viết đầy đủ ra như I do, I do not, I will, I am,…
  • Không dùng từ lóng, văn nói hay từ thân mật: wanna, gonna, kid, dad, mate,…
  • Không dùng từ want cho ngôi 1, hãy dùng từ would like. Không dùng từ should cho ngôi 2 (không khuyên bảo đối tác, khách hàng, sếp), chỉ dùng cho ngôi thứ 1 (xin lời khuyên). Dùng may/could thay cho can, would thay cho will.
  • Dùng từ lịch sự ngay cả khi bạn đang bực bội khi viết thư phàn nàn: dùng Dear mở đầu, dùng Please khi muốn yêu cầu.
  • Viết ngắn gọn nhưng đủ ý. Câu văn gãy gọn, đủ subject, verb, direct object và indirect object nếu có. Không nên dùng complex sentence (câu phức) vì dài dòng, nhiều mệnh đề.
  • Dùng chính xác dấu câu: chấm phẩy, hai chấm, chấm hỏi,…Nếu có nhiều ý phụ hãy gạch đầu dòng. Hạn chế tối đa hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than.
  • Tránh lỗi văn phạm, lỗi chính tả.
  • Không dùng từ nhiều nghĩa dễ gây hiểu lầm. Không dùng từ hàn lâm, bác học khi viết thư. Nên dùng từ đơn giản, dễ hiểu.
  • Cuối thư dùng Regards, Best Regards cho trường hợp thông dụng. Sincerely Yours dùng cho thư xin việc, thư mời, thư khiếu nại với ý nghĩa chân thành. Faithfully Yours dùng trong thư trả lời khách hàng, đối tác vì hàm ý “trung thành”.

Với cách viết thư formal bằng tiếng Anh được chia sẻ trong bài, hy vọng bạn đã có thêm thông tin hữu ích. Chúc các bạn học tập và làm việc thật tốt nhé!

Nguyễn Thị Loan

My aim is to boost my students’ confidence in making English work for them, which is definitely not something that is too far from reach.

ĐĂNG KÝ ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN MIỄN PHÍ

ĐĂNG KÝ THÀNH CÔNG! CHÚNG TÔI SẼ LIÊN HỆ CHO BẠN SAU KHI NHẬN ĐƯỢC ĐƠN ĐĂNG KÝ NÀY!

Share